Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

LEGAL AID CO S.A.S. (Legal Aid – The Law Group), NIT 901.810.006-8, con domicilio en la Av. Cra. 19 # 108-45, Of. 301A, Edificio Otua, Bogotá D.C., es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma Legal Aid (la "Plataforma").

Canal de atención para el ejercicio de derechos: juridico@legalaidcol.com.

2. Marco legal

Esta Política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia, así como las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Dato personal: información vinculada a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej. salud, vida sexual, datos biométricos, convicciones, datos de menores; y, en el contexto jurídico, información relativa a procesos y antecedentes).
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del Responsable.
Transmisión / transferencia internacional: envío de datos a un receptor ubicado dentro o fuera del país.

4. Datos que recolectamos

Según la interacción del Titular con la Plataforma, podemos recolectar:

a) Datos de identificación, contacto y perfil (persona natural): nombre completo, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, género, correo electrónico, número de teléfono, fotografía de perfil, ocupación y datos de ubicación (dirección, país, departamento y ciudad). (Se recolectan desde el registro.)
b) Datos de la persona jurídica y de su representante (empresa u organización): razón social, NIT, año de constitución, tipo de empresa, sector económico, tamaño (número de empleados) y datos de ubicación; y los datos personales del representante o contacto principal (nombre, cargo y teléfono). La información de la persona jurídica como tal no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012; los datos de su representante y de sus contactos sí quedan protegidos por esta Política.
c) Datos de gestión comercial, de registro y de atribución: rol o tipo de afiliación, origen y fecha de registro, fuente de referido, canal por el cual el Titular conoció a Legal Aid (referido, internet, buscadores o redes sociales), si contó con asesoría comercial y el asesor asignado, y el estado de su proceso de vinculación (onboarding).
d) Datos de la suscripción y de pago: Plan contratado e historial de facturación. Los datos financieros del medio de pago son tratados directamente por la pasarela de pago (Wompi) y no son almacenados por Legal Aid.
e) Datos del caso o consulta: información que el Titular suministra voluntariamente para recibir orientación o gestión. Esta información puede incluir datos sensibles (p. ej. de salud, de familia, de menores, o relativos a procesos). El suministro de datos sensibles es facultativo y requiere autorización explícita (cláusula 6).
f) Datos de interacción con la IA: consultas formuladas y Documentos generados.
g) Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y datos recolectados mediante cookies (cláusula 13).

5. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan para:

Crear y administrar la cuenta, la suscripción y la vinculación del Usuario, incluida la gestión de afiliaciones, referidos, asesoría comercial y la atribución de los canales de captación (marketing).
Prestar el Servicio, incluida la generación de respuestas y documentos por medio del sistema de inteligencia artificial.
Escalar el caso a un Abogado y prestar la atención profesional cuando corresponda.
Gestionar pagos, facturación y cambios de Plan.
Hacer seguimiento de las gestiones del Titular.
Enviar comunicaciones relacionadas con el Servicio y, con autorización, comunicaciones comerciales.
Mejorar y dar soporte a la Plataforma.
Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias, y atender requerimientos de autoridad.

6. Tratamiento de datos sensibles

El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando para la prestación del Servicio sea necesario tratarlos, Legal Aid solicitará una autorización explícita y separada, informando cuáles datos son sensibles y la finalidad. Estos datos se tratan con medidas de seguridad reforzadas y bajo el deber de reserva profesional.

7. Datos de niñas, niños y adolescentes

Cuando el caso involucre datos de menores (p. ej. asuntos de familia), su tratamiento atenderá al interés superior del menor y requerirá la autorización de su representante legal, conforme a la ley.

8. Transmisión y transferencia internacional de datos

Para prestar el Servicio, Legal Aid se apoya en proveedores que actúan como Encargados, algunos ubicados fuera de Colombia, lo que implica transferencia o transmisión internacional de datos:

Proveedores de sistemas de inteligencia artificial (actualmente Anthropic – Claude y OpenAI – ChatGPT, con sede en los Estados Unidos): procesan el contenido de las consultas para generar respuestas y documentos.
Pasarela de pago (Wompi) y proveedor de alojamiento del sitio web.

Estados Unidos figura entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017), por lo que la transferencia a dichos proveedores está permitida; adicionalmente, se sustenta en la autorización del Titular. Todas estas operaciones se realizan bajo contratos de transmisión que exigen a los Encargados aplicar estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los de esta Política, conforme a los artículos 24 a 26 de la Ley 1581 de 2012. El listado actualizado de Encargados está disponible a través del canal de contacto indicado en esta Política.

9. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado del uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder de forma gratuita a sus datos.

10. Procedimiento para ejercer derechos (consultas y reclamos)

El Titular podrá radicar consultas y reclamos a juridico@legalaidcol.com, identificándose y describiendo su solicitud.

Consultas: se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará al interesado, sin exceder cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informará al interesado, sin exceder ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanarlo; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

11. Autorización y aviso de privacidad

Al registrarse, el Titular otorga su autorización previa, expresa e informada mediante la aceptación de esta Política (por ejemplo, marcando la casilla habilitada al efecto). En el momento de la recolección se pone a disposición el aviso de privacidad con la información esencial del tratamiento y el enlace a esta Política.

12. Seguridad de la información

Legal Aid adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, y exige a sus Encargados estándares equivalentes.

13. Cookies

La Plataforma utiliza únicamente cookies propias (de primera parte) necesarias para su funcionamiento, seguridad y mejora de la experiencia; no utiliza cookies de terceros con fines analíticos o publicitarios. El Titular puede configurar su navegador para gestionarlas o rechazarlas, si bien algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

14. Vigencia de la Política y de las bases de datos

Esta Política rige desde su publicación en la Plataforma. Los datos se conservarán mientras subsista la relación con el Titular y, posteriormente, durante el tiempo exigido por las obligaciones legales aplicables a la firma (entre ellas, los deberes de conservación documental propios del ejercicio profesional).

15. Modificaciones

Legal Aid podrá modificar esta Política. Los cambios sustanciales se comunicarán a través de la Plataforma o por los canales de contacto registrados.